Aktenführung und Archivierung als Bestandteil offenen Regierungshandelns

Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage der Abgeordneten Martina Renner, Nicole Gohlke, Gökay Akbulut, weiterer Abgeordneter und der Fraktion DIE LINKE. – Drucksache 20/7318 – Aktenführung und Archivierung als Bestandteil offenen Regierungshandelns V o r b e m e r k u n g d e r F r a g e s t e l l e r Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung bilden die Grundlage erfolgreicher Transparenzansprüche gegenüber Regierung und Verwaltung. So sind sämtliche Behörden gehalten, die wesentlichen, den sachbezogenen Geschehensablauf belegenden Informationen und Daten für den gesamten Vorgangszeitraum zu dokumentieren. Im Koalitionsvertrag zwischen SPD, BÜND- NIS 90/DIE GRÜNEN und FDP findet sich dementsprechend unter dem Stichwort Transparenz folgende Formulierung: „Wir wollen durch mehr Transparenz unsere Demokratie stärken. Uns leiten die Prinzipien offenen Regierungshandelns – Transparenz, Partizipation und Zusammenarbeit.“ Allerdings gibt es Presseberichte, die diese Transparenz anzweifeln. Denn in den Bundesministerien würden routinemäßig ganze E-Mail-Postfächer bzw. die Daten auf Diensthandys gelöscht (www.welt.de/politik/deutschland/plus24555 1134/Regierungskommunikation-Opposition-will-E-Mails-von-Kanzler-Schol z-rekonstruieren.html?icid=search.product.onsitesearch). Diese Kritik ist nicht neu und betraf auch bereits die Vorgängerregierung (u. a. www.welt.de/politik/ deutschland/article204602272/Datenloeschung-in-der-Berateraffaere-Von-der- Leyen-weist-Vorwuerfe-ab.html?icid=search.product.onsitesearch; www.wel t.de/politik/deutschland/article207314673/Pkw-Maut-Blackberry-oder-iPhone- Die-Frage-in-Scheuers-Maut-Debakel.html?icid=search.product.onsitesearch). Bisherige parlamentarische Anfragen dazu erhalten regelmäßig eher allgemein darstellende Auskünfte unter Hinweis auf einschlägige gesetzliche und untergesetzliche Regelungen (so u. a. Bundestagsdrucksachen 19/17222 und 19/10084 sowie 20/3225, Antwort zu Frage 55). Ob und inwieweit Löschung tatsächlich stattfinden, ist daher ebenso unklar wie die Frage, ob es insoweit Protokollierungen gibt oder Daten sogar wiederhergestellt werden können. V o r b e m e r k u n g d e r B u n d e s r e g i e r u n g Unter Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen im Sinne der Abfrage werden alle Bundesministerien sowie ihre Geschäftsbereichsbehörden verstanden. Dem Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und dem Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammen- Deutscher Bundestag Drucksache 20/7805 20. Wahlperiode 17.07.2023 Die Antwort wurde namens der Bundesregierung mit Schreiben des Bundesministeriums des Innern und für Heimat vom 17. Juli 2023 übermittelt. Die Drucksache enthält zusätzlich – in kleinerer Schrifttype – den Fragetext. arbeit und Entwicklung (BMZ) ist kein entsprechender Geschäftsbereich zugeordnet. Unter dem „maßgeblichen Zeitraum“ der Fragen 4 und 6 bis 10 wird der Zeitraum ab 1. Januar 2019 (s. Fragen 1 und 2) verstanden. Unter „die mit der Wahrung des Prinzips der Aktenmäßigkeit betreuten Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräfte“ in Frage 10 werden grundsätzlich alle Mitarbeitenden und nicht ausschließlich Registraturkräfte verstanden. Wie die Fragesteller selbst feststellen, hat die Bundesregierung Fragen zur Aktenführung bereits mehrfach beantwortet, auf diese Antworten wird erneut verwiesen. Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung, die eine einheitliche und vollständige Dokumentation des Verwaltungshandelns einschließen, haben hohe Priorität in allen Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen. Wesentliche Grundlagen hierfür sind die „Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien“ (GGO) sowie die Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in den Bundesministerien (RegR). Auch wenn die RegR nicht direkt die Geschäftsbereichsbehörden der Bundesministerien adressiert, sondern nur diese selbst, wird sie i. d. R. auch von den Geschäftsbereichsbehörden angewendet. Zu den aktenrelevanten Unterlagen zählen alle entscheidungserheblichen Informationen, unabhängig davon, auf welchem Weg sie die Behörde erreichen. Ggf. sind relevante Informationen zu verschriftlichen (z. B. Telefonate oder SMS) bzw. auszudrucken (z. B. Eingänge per E-Mail), wenn als führende Akte noch ein papierbasiertes System existiert. Darüber hinaus finden die einschlägigen Regelungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes und des Bundesarchivgesetzes (BArchG) Anwendung. Zusätzlich haben einige Ressorts und Geschäftsbereichsbehörden zur weiteren Konkretisierung – häufig bezüglich der elektronischen Bearbeitung und Veraktung – eigene Regelungen, wie z. B. Geschäftsordnungen, Hausverfügungen, Hausanordnungen, Runderlasse und Dienstanweisungen, die alle das Ziel haben, eine ordnungsgemäße Aktenführung im Sinne der Vorbemerkung zu gewährleisten. Auch das Bundesarchiv hat umfangreiche Informations- und Empfehlungspublikationen zur Abgabe von Archivgut erlassen, an denen sich die Ressorts orientieren können (z. B. www.bundesarchiv.de/DE/Content/Downloads/ Anbieten/Behoerdenberatung/beratungsangebote-rechtl-grundl-archivrecht-un d-datenschutz-bfdi.pdf?__blob=publicationFile).  1. In welchen zeitlichen Abständen wurden in den Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen seit dem 1. Januar 2019 durch deren Betreffseinheiten und Registraturkräfte Akten gebildet oder geführt einschließlich der aus den Verwaltungsebenen der Staatssekretäre und Bundesminister stammenden bzw. dort bearbeiteten Vorlagen, E- Mails oder sonstigen elektronischen Telekommunikationsdaten, handschriftlichen Notizen, Vermerke, Kopien oder Ähnliches, aus denen sich aufgrund von nachträglichen Anmerkungen und Randbemerkungen die Entscheidungsfindung nachvollziehen lässt (bitte nach Jahren und für die einzelnen Bundesministerien und deren Geschäftsbereiche auflisten)?  2. Anlässlich welcher sachbezogenen Umstände (wie Personalwechsel, Abschluss von Vorhaben und Projekten, behördliche, juristische oder parlamentarische Untersuchungen) wurden in den Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen seit dem 1. Januar 2019 durch deren Betreffseinheiten und Registraturkräfte Akten gebildet oder geführt einschließlich der aus den Verwaltungsebenen der Staatssekretäre und Bundesminister stammenden bzw. dort bearbeiteten Vorlagen, E- Mails oder sonstigen elektronischen Telekommunikationsdaten, handschriftlichen Notizen, Vermerke, Kopien oder Ähnliches, aus denen sich aufgrund von nachträglichen Anmerkungen und Randbemerkungen die Entscheidungsfindung nachvollziehen lässt (bitte nach Jahren, Anlass und für die einzelnen Bundesministerien und deren Geschäftsbereiche auflisten)? Die Fragen 1 und 2 werden wegen ihres Sachzusammenhanges gemeinsam beantwortet. Auf die Antwort der Bundesregierung zu den Fragen 1 und 2 der Kleinen Anfrage der Fraktion der FDP auf Bundestagsdrucksache 19/17222 wird verwiesen. Nach § 12 Absatz 2 GGO müssen Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung jederzeit aus den Akten nachvollziehbar sein, das bedeutet eine fortlaufende Veraktung relevanter Unterlagen bzw. entscheidungserheblicher Informationen, unabhängig davon, auf welchem Weg sie die Behörde erreichen. Eine statistische Erfassung der seit dem 1. Januar 2019 „gebildeten oder geführten Akten, aus denen sich aufgrund von nachträglichen Anmerkungen und Randbemerkungen die Entscheidungsfindung nachvollziehen lässt“, erfolgt nicht. Sollten Entscheidungen evtl. durch nachträglich angebrachte Hinweise zusätzlich erläutert werden, so würde dies lediglich der Nachvollziehbarkeit dienen, hätte aber für eine getroffene Entscheidung selbst keine Relevanz. Eine Auflistung dieser Vorgänge würde die Sichtung eines immensen Aktenbestandes von 14 bzw. (ab der 20. Legislaturperiode) 15 Ministerien und weit über 100 Geschäftsbereichsbehörden mit ihren zahlreichen Außenstellen für den gesamten Aktenbestand und insgesamt 4,5 Jahre erforderlich machen (zur Anzahl der Bundesministerien und Geschäftsbereichsbehörden vgl. Antwort der Bundesregierung zu den Fragen 1 und 2 der Kleinen Anfrage der Fraktion der AfD auf Bundestagsdrucksache 19/8134. Selbst bei den Bundesbehörden, die über eine elektronische Aktenführung verfügen, wäre eine technische Auswertung der Akten im Sinne der Fragestellung nicht möglich. Die mit einer händischen Suche verbundene Auswertung der Dokumente würde die Ressourcen in allen Behörden für einen nicht absehbaren Zeitraum vollständig beanspruchen und deren Arbeit zum Erliegen bringen. Eine Beantwortung der Frage kann daher wegen des unzumutbaren Aufwandes, der mit der Erhebung verbunden wäre, nicht erfolgen.  3. Werden die infolge der Aufbereitung der Unterlagen, Schriftstücke, des Schriftverkehrs, der Kommunikationsinhalte und Kommunikationsdaten etc. entsprechend dem Prinzip der Aktenmäßigkeit nicht länger benötigten Daten, Inhalte und Unterlagen innerhalb der Bundesministerien und der diesen nachgeordneten Behörden und Stellen vernichtet bzw. gelöscht, und wenn ja, wird dies jeweils protokolliert (bitte nach den einzelnen Bundesministerien aufschlüsseln)? Bei der Aussonderung und Vernichtung bzw. Löschung von Schriftgut oder Daten werden in den Bundesministerien und ihren Geschäftsbereichsbehörden (siehe Vorbemerkung der Bundesregierung) die einschlägigen rechtlichen Bestimmungen beachtet. Damit ist eine Aufschlüsselung nach einzelnen Bundesministerien entbehrlich. Die Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut erfolgt nach den §§ 20 bis 22 RegR und den §§ 5 bis 7 und 11 Bundesarchivgesetz (BArchG). Für die Bundesministerien und ihren Geschäftsbereichsbehörden besteht die gesetzliche Verpflichtung, Unterlagen vor der Aussonderung und Vernichtung bzw. Löschung dem Bundesarchiv zur Feststellung des bleibenden Werts und Übernahme als Archivgut des Bundes anzubieten (§§ 5 bis 7 BArchG). Den Behörden ist es nicht erlaubt, ihre aktenrelevanten Unterlagen ohne Einwilligung des Bundesarchivs auszusondern und zu vernichten bzw. zu löschen. Seinerseits kann das Bundesarchiv aber auf die Anbietung und Abgabe von Unterlagen ohne bleibenden Wert verzichten (§ 5 Absatz 2 Satz 3 BArchG). Somit findet in jedem Fall eine zusätzliche Prüfung (Frage 4) statt, bevor veraktetes Material vernichtet bzw. gelöscht werden darf. Nach § 14 RegR sind die Sachakten in einem Aktenverzeichnis zu registrieren (Anlage 4 der RegR). Dieses Aktenverzeichnis beinhaltet grundsätzlich auch Angaben zum endgültigen Verbleib der Sachakten (z. B. Zwischenarchiv, vernichtet, Bundesarchiv). Eine zusätzliche Protokollierung der Vernichtung bzw. Löschung von Schriftgut oder Daten wird im Rahmen der rechtlichen Regelungen je nach Behörde unterschiedlich gehandhabt, beispielsweise durch analoge oder digitale Aussonderungs- und Abgabeverzeichnisse.  4. Findet in den Bundesministerien und diesen nachgeordneten Behörden und Stellen eine weitere Prüfung der Unterlagen, Schriftstücke, des Schriftverkehrs, der Kommunikationsinhalte und Kommunikationsdaten etc. statt, die entsprechend dem Prinzip der Aktenmäßigkeit als nicht länger benötigt angesehen werden und gelöscht bzw. vernichtet werden sollen (bitte nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)? Auf die Antwort zu Frage 3 wird verwiesen. Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen sind in den §§ 18, 19 RegR und den dazugehörigen Anlagen 5 und 6 geregelt.  5. Halten die Bundesministerien oder diesen nachgeordnete Behörden und Stellen im Zusammenhang mit der Herstellung von Akten und Registriergut Verfahren für eine gesonderte datenschutzrechtliche Prüfung vor, und wenn ja, welche (bitte nach den einzelnen Bundesministerien aufschlüsseln)? Unter Verfahren für eine gesonderte datenschutzrechtlicher Prüfung im Zusammenhang mit der Herstellung von Akten und Registriergut wird der Umgang mit personenbezogenen Daten verstanden. Für den gesamten dienstlichen Umgang mit personenbezogenen Daten gelten, soweit nicht Bereiche der Richtlinie (EU) 2016/680 betroffen sind (insbesondere Gefahrenabwehr), die einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen: 1. die Verordnung (EU) 2016/679 - DSGVO, 2. die spezialgesetzlichen Datenschutzvorschriften (z. B. Bundesbeamtengesetz, Bundespolizeigesetz, Bundeskriminalamtsgesetz, Bundesverfassungsschutzgesetz, Telekommunikationsgesetz), 3. das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG 2018). Für alle übrigen aktenrelevante Unterlagen ist kein Verfahren für eine gesonderte datenschutzrechtliche Prüfung erforderlich.  6. Halten die Bundesministerien oder diesen nachgeordnete Behörden und Stellen Verfahren vor, um etwaig gelöschte Daten, Inhalte oder Informationen wiederherzustellen, und wenn ja, in welchen Fällen ist dies vorgesehen (bitte nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)? Nach § 18 Absatz 1 RegR ist abschließend bearbeitetes Schriftgut ist bis zur Aussonderung (§§ 20 bis 22) vollständig im Aktenbestand aufzubewahren, vor einem unbefugten Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen. Bei elektronisch gespeichertem Schriftgut sind die Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten. Bei Papierakten erfolgt nach Aussonderung die physische Vernichtung der Unterlagen, soweit diese nicht zur Archivierung vorgesehen sind. Eine Wiederherstellung ist dann nicht mehr möglich. Bei IT-Fachanwendungen mit Datenschutzkonzept (in der Regel zeitlich befristete Datensicherung) besteht grundsätzlich die Möglichkeit einer Wiederherstellung der gelöschten Daten, z. B. bei Datenverlust durch Systemausfälle oder unbeabsichtigte Löschung. Das gilt nicht für die bewusste Datenlöschung am Ende der Aufbewahrungsfrist. Folgende Bundesministerien und teilweise ihre Geschäftsbereichsbehörden halten Verfahren vor, um Daten im Sinne der Fragestellung wiederherstellen zu können: Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK), Auswärtiges Amt (AA), das Bundessozialgericht im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ), Bundesministerium für Gesundheit (BMG), Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV), BMBF und BMZ. Im Bundesministerium der Justiz (BMJ) ist ein Datenverlust im Sinne der Fragestellung nicht möglich, hier wird die Datenhaltung durch ein Enterprise Storage System gewährleistet. Datensicherung und Wiederherstellung erfolgen mittels Funktionalitäten des Storage Systems. Im Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) werden nach dem Vier-Augen-Prinzip gelöschte Daten für die Dauer von 14 Tagen in den persönlichen Papierkörben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufbewahrt und anschließend nach Fristablauf unwiederbringlich gelöscht. Im Geschäftsbereich (GB) des Bundesministeriums für Verteidigung (BMVg) findet in der genutzten E-Akte eine Löschung nur im Vier-Augen-Prinzip statt. Dadurch besteht die Möglichkeit, etwaig gelöschte Daten, Inhalte oder Informationen wiederherzustellen.  7. Nehmen Bundesministerien oder diesen nachgeordnete Behörden und Stellen Dienste Dritter in Anspruch, um entsprechend dem Prinzip der Aktenmäßigkeit nicht länger benötigte Daten, Inhalte und Unterlagen zu löschen bzw. zu vernichten oder wiederherzustellen (bitte nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)? Folgende Bundesministerien bzw. ihre Geschäftsbereichsbehörden nehmen Dienstleister zur Löschung oder Vernichtung von ausgesondertem Papier- Schriftgut in Anspruch: Behörden im Geschäftsbereich des BMWK, in geringem Umfang Behörden im Geschäftsbereich des BMF, AA, BMJ und im Geschäftsbereich Bundesamt für Justiz (BfJ) und Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA), im BMAS und Bundessozialgericht, Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL), BMFSFJ, BMG, Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauen (BMWSB) und seine Geschäftsbereichsbehörden, Bundesamt für die Sicherheit und nukleare Entsorgung (BASE) im Geschäftsbereich des BMUV und BMZ. Das Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDV) und seine Geschäftsbereichsbehörden nehmen Dienstleister teilweise auch für die Vernichtung von Datenträgern in Anspruch. Im Geschäftsbereich BMVg werden bei Löschung/Vernichtung von in der E-Akte veraktetem Schriftgut keine Dienste Dritter in Anspruch genommen. Bei Löschung von Laufwerken o. Ä. werden die Dienste des IT-Dienstleistung Erbringenden (der BWI GmbH) genutzt.  8. Halten die Bundesministerien oder diesen nachgeordnete Behörden und Stellen Verfahren vor, soweit beispielsweise Mobilfunkgeräte gemäß Anlage 2 Absatz 3.4 der Richtlinie Telekommunikation Bund oder auch andere Kommunikationsmittel von den Leitungen der obersten Bundesbehörden auch privat genutzt werden dürfen, die eine Sichtung, Prüfung und Aufbereitung von dienstlichen Kommunikationsinhalten und Kommunikationsvorgängen, die auf jenen Geräten gespeichert sind, entsprechend dem Prinzip der Aktenmäßigkeit bei Beachtung des Daten- und Persönlichkeitsschutzes ermöglichen (bitte nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)? Verfahren für die Sichtung, Prüfung und Aufbereitung von dienstlichen Kommunikationsinhalten auf dienstlichen Mobilfunkgeräten im Sinne der Fragestellen halten folgende Bundesministerien vor: BMWK und teilweise seine Geschäftsbereichsbehörden, AA, beim Bundessozialgericht im Geschäftsbereich des BMAS und BMZ. Im Übrigen wird auf die Vorbemerkung der Bundesregierung verwiesen.  9. In welcher Größenordnung wurden Daten, Schriftstücke, Vorgänge, Kommunikationsdaten und Kommunikationsinhalte etc., die nach dem Prinzip der Aktenmäßigkeit als nicht länger erforderlich bewertet wurden, seit dem 1. Januar 2021 vernichtet bzw. gelöscht (bitte quartalsweise nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)? Eine Pflicht zur statistischen Erhebung der Größenordnung der Vernichtung oder Löschung von Daten im Sinne der Fragestellung besteht nicht. Soweit hierzu verlässliche Angaben möglich sind, können die Daten der in der Anlage* beigefügten Übersicht entnommen werden. 10. Sind die in den Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen seit dem 1. Januar 2019 mit der Wahrung des Prinzips der Aktenmäßigkeit betrauten Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräfte zum Umgang mit Verschlusssachen ermächtigt, und wenn ja, wie viele im Verhältnis zu den nichtermächtigten Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräften (bitte jährlich nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)? Jegliches Verwaltungshandeln ist dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Aktenführung verpflichtet, der auf dem Rechtsstaatsprinzip nach Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes (GG) beruht. Alle Beschäftigten einer Behörde sind diesen Prinzipien verpflichtet und an die jeweils geltenden Regelungen gebunden, siehe hierzu im Einzelnen die Vorbemerkung der Bundesregierung. Allerdings sind nicht alle Beschäftigten einer Behörde zum Umgang mit Verschlusssachen ermächtigt. Sicherheitsüberprüft und ermächtigt werden nur Personen, die eine Tätigkeit ausüben sollen, bei der sie Zugang zu geheimhaltungsbedürftigen Angelegenheiten erhalten oder sich verschaffen können. Hierzu gehören z. B. Bearbeiterinnen und Bearbeiter von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „VS – Vertraulich“ oder höher. Der Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „VS – Nur für den Dienstgebrauch“ erfordert keine Ermächtigung, jedoch eine Verpflichtung auf Anlage V der Verschlusssachenanweisung (VSA). Der Anteil der Beschäftigten im Sinne der Fragestellung, die seit dem 1. Januar 2019 bis zum 10. Juni 2023 zum Umgang mit Verschlusssachen ermächtigt waren bzw. sind, im Verhältnis zu den nicht ermächtigten Beschäftigten kann der in der Anlage* beigefügten Tabelle entnommen werden.** * Von einer Drucklegung der Anlage wird abgesehen. Diese ist auf Bundestagsdrucksache 20/7805 auf der Internetseite des Deutschen Bundestages abrufbar. ** Grundsätzlich Mittelwerte aus den Angaben der Bundesministerien und ihrer Geschäftsbereichsbehörden Seite 1 von 13 Anlage zur Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage der Abgeordneten Martina Renner u. a. und der Fraktion DIE LINKE. Aktenführung und Archivierung als Bestandteil offenen Regierungshandelns BT-Drucksache 20/7318 ______________________________________________________________________ 9: In welcher Größenordnung wurden Daten, Schriftstücke, Vorgänge, Kommunikationsdaten und -inhalte etc., die nach dem Prinzip der Aktenmäßigkeit als nicht länger erforderlich bewertet wurden, seit dem 1. Januar 2021 vernichtet bzw. gelöscht? (Bitte quartalsweise nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben.) Zu 9: Ressort/GB Größenordnung Datenvernichtung/-löschung BAFA In den Jahren 2021 und 2022 wurden insgesamt 1.235 Archiv-Kartons mit Akten vernichtet. Dies entspricht ca. 2.470 DIN-A4 Ordnern mit Schriftstücken. Auf die Jahre bezogen wurden in 2021 453 Archiv- Kartons (entspricht 906 Ordner) und in 2022 782 Archiv-Kartons (entspricht 1.564 Ordner) vernichtet. BMF GB: Es liegen ausschließlich Daten vom ITZBund vor: In der nachfolgenden Tabelle wird quartalsmäßig aufgelistet, wie viele veraktete Schriftgutobjekte seit dem 01.01.2021 aus der E-Akte im ITZBund gelöscht wurden: Zeitraum Anzahl gelöschte Schriftgutobjekte 2021 Q1 831 2021 Q2 239 2021 Q3 132 2021 Q4 111 2022 Q1 190 Seite 2 von 13 2022 Q2 86 2022 Q3 289 2022 Q4 310 2023 Q1 306 2023 Q2 (bis 23.06.23) 80 BMI In der Schriftgutverwaltung BMI werden keine aktenrelevanten Dokumente gelöscht. Nicht mehr benötigte Akten, Daten und Schriftstücke unterliegen der Angebotspflicht nach § 6ff BArchG. BAMF Seit 1.1.2021 sind nach Genehmigung durch das Bundesarchiv bei dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) bisher ca. 56.000 MARIS-Akten vernichtet worden (sowohl in digitaler als auch in analoger Form). BpB Ca. 1000-2000 Akten jährlich StBA /BiB Gelöscht werden personenbezogene Daten, die gemäß Art. 6 DSGVO verarbeitet wurden und nach Ende der Erforderlichkeit zu löschen sind. Pro Quartal ist dies eine Größenordnung von 250-500 MB. THW 2020 und 2022 wurden insgesamt 731 Akten an das Bundesarchiv abgegeben. Vernichtet wurde in diesem Rahmen 2.200 Akten, für die es allesamt Genehmigungen zur Vernichtung gem. § 22 RegR durch das Bundesarchiv gibt. BMJ Im BMJ werden normalerweise einmal pro Jahr ca. 1000 Weglege- und AR-Sachen in Papierform vernichtet. Aufgrund der gebundenen Personalkapazitäten in der Schriftgutverwaltung während der Einführung der E-Akte Bund hat seit dem 01. Januar 2021 keine Vernichtung stattgefunden. In der ersten Juli- Woche 2023 wurde wieder mit der Vernichtung begonnen und es wurden bisher 338 AR-Sachen vernichtet. Geschäftsbereich Seite 3 von 13 DPMA : (Hinweis: Die Angaben beziehen sich auf Papierakten, da für elektronische Akten noch ein Löschkonzept entwickelt werden muss (s.o.)). Die Papierakten werden turnusgemäß, aber nicht quartalsweise vernichtet. Daher sind keine quartalsweisen Größenordnungen bekannt. Fachbereich Patente: 01/2021: 390 laufende Meter 01/2022: 134 laufende Meter 01/2023: 70 laufende Meter Fachbereich Gebrauchsmuster: 01/2021: 162 laufende Meter 01/2022: 149 laufende Meter 01/2023: 138 laufende Meter Fachbereich Marke/Design: Seit dem Aktenvernichtungs-/Löschungsmoratorium (Erlass BMJV vom 07.09.2017) wurden ab Mitte 2018 Papierakten in großer Zahl vernichtet. Seit dem 1. Januar 2021 ca. 70.000 Akten pro Jahr. Fachbereich Verwaltung: Seit dem 1. Januar 2021 wurden ca. 466 Akten vernichtet. BfJ: Hierzu können keine vollumfänglichen Aussagen getroffen werden. Beispielhaft wurden im Jahr 2021 im BfJ 17.760 kg, in 2022 14.525 kg und in 2023 6.560 kg papiergebundenes Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet. Eine quartalsweise Vernichtung von Akten erfolgt nicht. Bundessozialgericht 1. Quartal 2021: 5,04 m3 2. Quartal 2021: 1,68 m3 3. Quartal 2021: 3,78 m3 4. Quartal 2021: 4,20 m3 1. Quartal 2022: 4,20 m3 2. Quartal 2022: 4,20 m3 3. Quartal 2022: 2,10 m3 Seite 4 von 13 4. Quartal 2022: 2,10 m3 1. Quartal 2023: 5,04 m3 2. Quartal 2023: 0,00 m3 Bundesamt für Soziale Sicherung Im BAS wurden 1.806 Vorgänge für das Jahr 2022 als nicht archivwürdig deklariert bzw. wurden vernichtet. BMEL Q1 2021 Q2 2021 Q3 2021 Q4 2021 Q1 2022 Q2 2022 Q3 2022 Q4 2022 Q1 2023 Q2 2023 BLE ~ 5000 > 100 > 100 > 100 ~ 7500 ~ 2500 ~ 2500 ~ 3000 ~ 5000 > 100 BVL Fehlan zeige 15 lfd. Akten meter Fehlan zeige Fehlan zeige Fehlan zeige Fehlan zeige Fehlan zeige Fehlan zeige Fehlan zeige 6,5 lfd. Akten meter BMFSFJ Im Bundesministerium: Quartal 01/21: 25 Vorgänge mit ca. 2000 Dokumenten, Quartal 02/21: 5 Vorgänge mit ca. 600 Dokumenten, Quartal 03/21: 3 Vorgänge mit ca. 100 Dokumenten, Quartal 04/21: 4 Vorgänge mit ca. 200 Dokumenten, Quartal 01/22: 20 Vorgänge mit ca. 800 Dokumenten, Quartal 02/22: 7 Vorgänge mit ca. 700 Dokumenten, Quartal 03/22: 11 Vorgänge mit ca. 500 Dokumenten, Quartal 04/22: 2 Vorgänge mit ca. 100 Dokumenten, Quartal 01/23: 30 Vorgänge mit ca. 1500 Dokumenten, - jeweils mit den zugehörigen Metadaten. BMG BZgA: 485 Aktenordner seit 2021 • BfArM (geschätzt): 2021 ca. 200-300 Aktenordner, 2022 ca. 300- 350 Aktenordner, 2023 7 Posteingangsbücher • PEI: Angaben beziehen sich auf die Vernichtung von Papierschriftgut und Datenträgern. Die Löschung von elektronischem Schriftgut fand im anzugebenden Zeitraum nicht statt. Angabe in Tonnen (t) 1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal Seite 5 von 13 2021 1,50 t 1,82 t 2022 1,50 t 0,023 t 2023 3,44 t BMBF Die Auswertung bezieht sich ausschließlich auf elektronische Vorgänge und kann lediglich auf das Jahr bezogen erfolgen. Eine darüberhinausgehende Auswertung führt zu einem unverhältnismäßigen Mehraufwand. Jahr Anzahl gelöschter Objekte 2021 5.450 2022 12.230 2023 (Stand: 22.06.2023) 2.507 BMZ BMZ: Im Jahr 2021 wurden 4,60 t, im Jahr 2022 3,61 t und im Jahr 2023 bisher 1,49 t Papier vernichtet. Eine quartalsweise Aufschlüsselung ist nicht möglich. Hinzu kommen Dokumentenoriginale, die aufgrund des ersetzenden Scannens für das E-Akte-System des BMZ lediglich vorübergehend vorgehalten werden mussten. Eine mengenmäßige Erfassung dieser vernichteten Dokumente erfolgt nicht. 10: Sind die in den Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen seit dem 1. Januar 2019 die mit der Wahrung des Prinzips der Aktenmäßigkeit betreuten Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräfte zum Umgang mit Verschlusssachen ermächtigt und wenn ja, wie viele im Verhältnis zu den nicht ermächtigten Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräften? (Bitte jährlich nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben.) zu 10: Bundesministerium 2019 2020 2021 2022 2023 Seite 6 von 13 Anteil in % Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz 28 28 28 30 31 Bundesanst alt für Geowissen schaften und Rohstoffe 33 33 33 33 33 Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkont rolle 48 38 34 25 23 Bundeskart ellamt 16 18 27 36 38 Physikalisc h- Technische Bundesanst alt <1 <1 <1 <1 <1 Bundesnetz agentur 25 25 25 25 25 Bundesanst alt für Materialfors chung und - prüfung 10 10 10 10 10 Bundesministeriu m der 2871 Beschäftige (B.) 3177 B. 3520 B. 4816 B. 5602 B. Seite 7 von 13 Finanzen (BMF inkl. GB) Anteil in % 6,7 7,27 7,8 10,2 11,6 Bundesmi nisterium des Innern und für Heimat1 48 47 48 54 53 BAMF 131 B. 98 B. 76 B. 69 B. 28 B: BBK Alle Beschäftigten des BBK erhalten verpflichtend eine Geheimschutzunterweisung entsprechend der Verschlusssachenanweisung. Die Anzahl ist insofern an der Anzahl der Beschäftigten der jeweiligen Jahre zu bemessen. BDBOS ca.50 ca.50 ca.50 ca.50 ca.50 BeschA 100% bis zu VS nfD, 25% VS ermächtigt 100% bis zu VS nfD, 26% VS ermächtigt 100% bis zu VS nfD, 26% VS ermächtigt 100% bis zu VS nfD, 28% VS ermächtigt 100% bis zu VS nfD, 28% VS ermächtigt 319 B. 339 B. 395 B. 423 B. 440 B. BfV Das BfV ist gemäß § 1 Abs. 2 Punkt 3 SÜG zum Sicherheitsbereich erklärt. Somit sind alle genannten Bediensteten des BfV zum Umgang mit Verschlusssachen ermächtigt. BISp Die Aufgaben der Registratur werden für das BISp im Zuge der Verwaltungsgemeinschaft mit dem StBA von dortigen Bediensteten wahrgenommen. Daher wird zu dieser Frage auf die Antwort des StBA verwiesen. BKA Bezogen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der VS-Registraturen an den drei Standorten des BKA kann gesagt werden, dass diese zu 100% über eine VS- Ermächtigung verfügen. Es handelt sich dabei um insgesamt 10 Personen. Diese Zahl gilt aktuell und auch für die Vorjahre. Maßgeblich zum Umgang mit Verschlusssachen ist hierbei die Verschlusssachenweisung (VSA) des Bundes. BKG 7,17 8,69 9,99 8,65 9,61 1 Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BMI einschließlich der Registraturkräfte sind bis zu VS NfD ermächtigt. Der Durchschnittswert ist nicht aussagekräftig, da VS-Vorgänge unterschiedlich vorkommen. Teilweise gibt es Behörden, bei denen solche Vorgänge gar nicht vorkommen und aufgrund dessen auch keine entspre-chenden ermächtigen Personen haben. Andererseits gibt es Behörden, bei denen alle Beschäftigte ermächtigt werden. Seite 8 von 13 BpB Die BpB hat keine Verschluss-bedürftigen Unterlagen. Für die Jahre 2019-2023 hier 0 Personen BPOL Es sind nicht alle Beschäftigten zum Umgang mit Verschlusssachen ab dem Geheimhaltungsgrad VS-VERTRAULICH und höher ermächtigt. BSI Alle Mitarbeitenden des BSI wurden mindestens einer Sicherheitsüberprüfung nach SÜG Ü2 überprüft. Damit sind alle Beschäftigte mit der Wahrung des Prinzips der Aktenmäßigkeit betreuten Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräfte zum Umgang mit Verschlusssachen in allen abgefragten Jahren ermächtigt. BVA Keine Daten vorhanden (wird statistisch hier nicht erfasst) Keine Daten vorhanden (wird statistisch hier nicht erfasst) Keine Daten vorhanden (wird statistisch hier nicht erfasst) Keine Daten vorhanden (wird statistisch hier nicht erfasst) BVA Stand heute: ca. 1100 -1200 ermächtigte Beschäftigte; es steht keine Datenbank zur Auswertung zur Verfügung. Es werden keine statistischen Daten erfasst. HS Bund 17 StBA /BiB 0 THW Gegenwärtig sind 775 Personen im THW zum Umgang mit Verschlusssac hen ermächtigt. Die Anzahl variiert im Jahresverlauf leicht 775 ZITiS 38% 55% 78% 90% 94% Seite 9 von 13 Auswärtige s Amt Gesamtbesc häftige ohne lokal Beschäftigte2 : 76,6 Gesamtbesc häftigte mit lokal Beschäftigten : 45,83 Gesamtbesc häftige ohne lokal Beschäftigte: 73,84 Gesamtbesc häftigte mit lokal Beschäftigten : 41,92 Gesamtbesc häftige ohne lokal Beschäftigte: 73,5 Gesamtbesc häftigte mit lokal Beschäftigten : 42,25 Gesamtbesc häftige ohne lokal Beschäftigte: 74,97 Gesamtbesc häftigte mit lokal Beschäftigten : 43,69 Gesamtbesc häftige ohne lokal Beschäftigte: 73,75 Gesamtbesc häftigte mit lokal Beschäftigten : 43,4 Bundesministerium der Justiz 11 13 16 21 26 DPMA 5 5 5 6 6 BfJ 4 4 4 5 5 GBA ca. 96 ca. 96 ca. 96 ca. 96 ca. 96 Bundesministerium für Arbeit und Soziales 10 12 13 14 14 Bundesarbe itsgericht 4 4 4 4 4 Bundessozi algericht 1,8 % der Gerichtsange hörigen 1,8 % der Gerichtsange hörigen 1,8 % der Gerichtsange hörigen 1,8 % der Gerichtsange hörigen 1,8 % der Gerichtsange hörigen Bundesamt für Soziale Sicherung ca. 3,5 ca. 3,5 ca. 3,5 ca. 3,5 ca. 3,5 Bundesanst alt für Arbeitsschu Eine Person ist zum Geheimschutzbeauftragten bestellt, der als einziger zum Umgang mit Verschlusssachen ermächtigt ist. 2 Lokal Beschäftigte verfügen regelmäßig nicht über eine Ermächtigung zum Umgang mit Verschlusssachen. Seite 10 von 13 tz und Arbeitsmedizin Bundesministerium der Verteidigun g Nicht alle Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräfte im GB BMVg benötigen zur Erfüllung ihrer Aufgaben eine Ermächtigung zum Umgang mit Verschlusssachen. Eine Ermächtigung zum Umgang mit Verschlusssachen erfolgt, falls für eine Person eine Sicherheitsüberprüfung positiv abgeschlossen worden ist. Eine Sicherheitsüberprüfung benötigen lediglich Personen, die eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit ausüben oder die für die Ausübung einer sicherheits-empfindlichen konkret vorgesehen sind, also wenn sie Zugang zu Verschlusssachen haben sollen, oder ihn sich verschaffen können, die STRENG GEHEIM, GEHEIM ODER VS-VERTRAULICH eingestuft sind (vgl. § 1 Abs. 4 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG)). Auch der unbegleitete Zutritt zu Bereichen des vorbeugenden personellen Sabotageschutzes im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung (§ 1 Abs. 4 SÜG) erfordert eine abgeschlossene Sicherheitsüberprüfung. Zum Zugang zu Informationen, die lediglich der Amtsverschwiegenheit (vgl. § 14 Soldatengesetz (SG); § 67 Bundesbeamtengesetz) unterliegen oder als VER-SCHLUSSSACHE – NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD; § 4 Abs. 2 Nr. 4 SÜG) eingestuft sind, bedarf es hingegen keiner Sicherheitsüberprüfung und somit auch keiner Ermächtigung zum Umgang mit Verschlusssachen. Die Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung für Personen, die nicht für die Ausübung einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit vorgesehen sind, wäre ein rechtswidriger Eingriff in das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung und darf daher nicht erfolgen. Aufgrund des Aufkommens an Verschlusssachen im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung und der im Juli 2017 eingeführten Solateneinstellungssicherheitsüberprüfung nach § 37 Abs. 3 SG ist ein großer Anteil der Mitarbeitenden sicherheitsüberprüft. So ist bei einem aktuellen Personalbestand von ca. 260.000 Mitarbeitenden auf ca. 100.000 Dienstposten eine Sicherheitsüberprüfung erforderlich. Bundesministerium für Ernährung Hinsichtlich der Verarbeitung von Verschlusssachen der Stufe VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind seit 2022 alle Mitarbeitenden im Ministerium und dementsprechend auch alle Registraturkräfte ermächtigt. Für Verschlusssachen der Stufe VS-VERTRAULICH und höher sind an den Seite 11 von 13 und Landwirtsch aft Standorten Bonn und Berlin VS-Registraturen eingerichtet. Die in ihnen arbeitenden Registratorinnen und Registratoren sind entsprechend ermächtigt. Für den Geschäftsbereich liegt dieser Anteil zwischen > 1% und 3% Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend 6,04 6,19 6,13 7,21 7,63 Bundesministerium für Gesundheit 3 36,64 34,37 34,78 35,43 35,01 Bundesministerium für Digitales und Verkehr4 ca. 27 ca. 30 ca. 34 ca. 41 ca. 42 Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz , nukleare Sicherheit und Verbrauche rschutz5 11,3 10,6 9,8 11,3 12,2 Bundesamt für die 1 0,8 0,7 0,6 0,5 3 Erläuterung: Für die Beantwortung wurde angenommen, dass im Sinne des § 5 RegRL ALLE mit Verschlusssachen ermächtigten Beschäftigten (d.h. einschließlich Beschäftigter der Verschlusssachenregistratur) gemeint sind. Im RKI waren nur alle Arten von Ermächtigung – nicht nur VS genannt). Diese wurden ins Verhältnis zur Gesamtbeschäftigtenzahl gesetzt. 4 Die Prozentzahlen beziehen sich allein auf das Ministerium. Die Prozentzahlen für den Geschäftsbereich liegen im unteren einstelligen Bereich (geschätzt). 5 Es wurden ausschließlich Beschäftigte berücksichtigt, die zum Zugang zu VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen ermächtigt sind. Seite 12 von 13 Sicherheit der nuklearen Entsorgung Umweltbun desamt6 7,8 7,8 7,8 7,8 7,8 Bundesamt für Strahlensch utz 17,67 17 14,83 16 11 Bundesamt für Naturschutz 0 0 0 0 0 Bundesministerium für Bildung und Forschung 100 (alle Beschäftigten im BMBF sind grds. bis zum Grad VS-NfD ermächtigt) 100 (alle Beschäftigten im BMBF sind grds. bis zum Grad VS-NfD ermächtigt) 100 (alle Beschäftigten im BMBF sind grds. bis zum Grad VS-NfD ermächtigt) 100 (alle Beschäftigten im BMBF sind grds. bis zum Grad VS-NfD ermächtigt) 100 (alle Beschäftigten im BMBF sind grds. bis zum Grad VS-NfD ermächtigt) Bundesministerium für wirtschaftlic he Zusammen arbeit und Entwicklung 100 100 100 100 100 Bundesministerium für Wohnen, 40,49 45,45 47,73 40,49 42,19 6 ** Im UBA sind 140 von 1800 Beschäftigen nach Anlag V der Verschlusssachenanweisung besonders belehrt. Eine Zuordnung nach Jahren ist nicht erfasst Seite 13 von 13 Stadtentwic klung und Bauwesen7 7 Wegen der Neugründung sind die Zahlen des BMWSB erst ab dem Jahr 2022 in den Ressortzahlen enthalten. Gesamtherstellung: H. Heenemann GmbH & Co. KG, Buch- und Offsetdruckerei, Bessemerstraße 83–91, 12103 Berlin, www.heenemann-druck.de Vertrieb: Bundesanzeiger Verlag GmbH, Postfach 10 05 34, 50445 Köln, Telefon (02 21) 97 66 83 40, Fax (02 21) 97 66 83 44, www.bundesanzeiger-verlag.de ISSN 0722-8333